Một trong những khó khăn lớn nhất với doanh nghiệp chạy roadshow chính là vấn đề xin giấy phép roadshow. Để thuận tiện cho nhà đầu tư, Sixth Sense Media xin được tổng hợp đầy đủ từng bước cũng như lưu ý trong cách làm đơn xin chạy roadshow sao cho nhanh chóng, suôn sẻ hơn.
Nội dung chính
1. Chạy roadshow có phải xin phép không?
Chạy roadshow là hình thức tổ chức quảng cáo diễu hành trên đường phố bằng đoàn phương tiện với quy mô từ vừa đến lớn. Roadshow quảng cáo được triển khai vào những dịp quan trọng, sự kiện đặc biệt cần gây chú ý lớn từ đại chúng. Ví dụ như ra mắt sản phẩm mới, dự án mới, khai trương, khuyến mại, hay kể cả định vị, khẳng định đẳng cấp thương hiệu.
Mang lại hiệu quả, ấn tượng rất lớn song phần nào nó có ảnh hưởng trực tiếp đến giao thông của đô thị. Do đó mà khi chạy roadshow quảng cáo, tất cả các đơn vị đều phải làm thủ tục xin giấy phép quảng cáo. Bao gồm tất cả các hình thức như:
- Roadshow xe đạp
- Roadshow xe máy
- Tổ chức roadshow ô tô: roadshow xe 4 chỗ, 16 chỗ, 45 chỗ, roadshow xe tải, xe mui trần, roadshow xe bus 2 tầng,…
Như vậy dù triển khai theo bất cứ hình thức, sử dụng bất cứ loại phương tiện nào thì đều phải xin phép hoạt động.
2. Cơ quan cấp giấy phép roadshow
Đơn vị có thẩm quyền cấp giấy phép roadshow là Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch địa phương nơi tổ chức chương trình. Trong trường hợp doanh nghiệp triển khai chiến dịch ở nhiều tỉnh thành thì chỉ cần xin giấy phép roadshow ở một nơi rồi đem đến nộp ở các địa phương khác là được.
Các doanh nghiệp phải đặc biệt lưu ý, những chương trình roadshow được Nhà nước quy định và quản lý chặt chẽ. Với những chiến dịch không xin giấy phép roadshow khi phát hiện có thể bị yêu cầu tạm dừng, nộp phạt hành chính. Điều này không những làm ảnh hưởng đến kế hoạch, tài chính mà còn có thể làm suy giảm uy tín, hình ảnh thương hiệu.
3. Hồ sơ xin giấy phép roadshow
Để tiến hành xin giấy phép roadshow, trước hết nhà đầu tư cần chuẩn bị bộ hồ sơ thông báo đầy đủ như sau:
- Đơn xin phép chạy roadshow (Mẫu đơn xin phép chạy roadshow giống với các mẫu đơn xin phép thực hiện quảng cáo thông thường).
- Bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của tổ chức, cá nhân xin cấp Giấy phép.
- 02 bản mẫu (ma-két) sản phẩm quảng cáo in màu, trên đó có chữ ký của cá nhân, hoặc con dấu của tổ chức xin phép thực hiện quảng cáo.
- Bản sao giấy tờ chứng minh về chất lượng của hàng hóa phù hợp với tiêu chuẩn và kỹ thuật theo quy định của pháp luật.
- Đối với quảng cáo hàng hoá, dịch vụ trong lĩnh vực y tế phải có các loại giấy tờ được cơ quan có thẩm quyền cấp tuỳ theo loại hàng hoá, dịch vụ đó là gì.
Các doanh nghiệp chú ý chuẩn bị kỹ càng và đầy đủ các giấy tờ theo quy định. Những hồ sơ không đạt yêu cầu sẽ bị trả về, hay yêu cầu bổ sung rất mất thời gian.
4. Thủ tục xin giấy phép chạy roadshow
Về trình tự xin giấy phép roadshow quý doanh nghiệp thực hiện theo từng bước như sau:
Bước 1: Nộp hồ sơ
Doanh nghiệp nộp hồ sơ xin giấy phép roadshow đến Sở Văn hóa địa phương theo 2 cách:
- Nộp trực tiếp tại ban tiếp nhận hồ sơ.
- Gửi chuyển phát nhanh đường bưu điện đến cơ quan tiếp nhận hồ sơ.
Bước 2: Thẩm định hồ sơ
Trong thời hạn từ 05 – 10 ngày làm việc, Sở Văn hóa sẽ xem xét, thẩm định hồ sơ xin giấy phép roadshow cho doanh nghiệp.
Bước 3: Xét duyệt hồ sơ
Các hồ sơ đạt yêu cầu sẽ được cấp giấy phép chạy roadshow. Trong trường hợp hồ sơ thiếu, chưa đạt yêu cầu, Sở Văn hóa sẽ phản hồi để doanh nghiệp bổ sung, hoàn thiện. Nếu hồ sơ không được chấp thuận thì sẽ có văn bản nêu rõ lý do gửi cho doanh nghiệp.
Bước 4: Nhận giấy phép chạy roadshow
Các doanh nghiệp có hồ sơ đạt yêu cầu theo lịch hẹn đến lấy giấy phép chạy roadshow quảng cáo.
5. Lệ phí xin giấy phép roadshow
Về lệ phí xin giấy phép roadshow sẽ khác nhau dựa trên quy mô, lượng phương tiện tham gia vào chương trình. Các chiến dịch roadshow càng lớn, sử dụng phương tiện có kích thước lớn thì chi phí xin giấy phép càng cao.
Roadshow trên xe ô tô 45 chỗ sẽ có lệ phí cao và khó xin giấy phép hơn khi muốn dán decal như thế này
6. Một số lưu ý về vấn đề pháp lý khi chạy roadshow quảng cáo
Quy trình, thủ tục xin giấy phép roadshow thì là vậy nhưng dĩ nhiên không phải doanh nghiệp nào cũng có thể triển khai suôn sẻ. Do đó mà chúng tôi có một số vấn đề lưu ý cho bạn như sau:
- Chú ý về hình thức thể hiện roadshow quảng cáo. Nếu dán decal quảng cáo bên ngoài phương tiện không được dán quá 50% diện tích của 2 mặt bên. Trong trường hợp muốn dán decal bọc kín xe thì phải xin giấy phép riêng và có phần phức tạp hơn.
- Doanh nghiệp có thể tự xin giấy phép roadshow nhưng sẽ tốn thêm thời gian, quy trình phức tạp do không có kinh nghiệm. Tuy nhiên chi phí có thể thấp hơn đôi chút.
- Sử dụng dịch vụ của các công ty chuyên nghiệp. Với kinh nghiệm cùng các mối quan hệ lâu năm, họ sẽ có cách xin giấy phép roadshow nhanh chóng hơn.
Tại Sixth Sense Media, chúng tôi nhận triển khai dịch vụ trọn gói và xin giấy phép roadshow đầy đủ cho mọi chiến dịch. Trong hợp đồng roadshow, chúng tôi nêu rõ về quyền lợi của khách hàng, cũng như nghĩa vụ chịu mọi trách nhiệm về mặt pháp lý từ Sixth Sense.
Để tìm hiểu và được tư vấn rõ hơn về vấn đề này, quý khách vui lòng liên hệ trực tiếp:
Công ty CP Truyền thông Giác quan Thứ Sáu – SIXTH SENSE MEDIA
VP Hà Nội:
Địa chỉ: Tầng 3, số 6 Nguyễn Công Trứ, Hai Bà Trưng, Hà Nội
Tel: (0243) 237 3692
Hotline: 0982 513 898
VP Hồ Chí Minh:
Địa chỉ: 459 Sư Vạn Hạnh, P.12, Q.10, TPHCM
Tel: (08) 88 589 489
Hotline: 0934 519 516
Email: contact@ssm.vn